Virtual assistant, hay trợ lý ảo đang là một xu hướng việc làm nở rộ hiện nay. Vậy Virtual assistant là gì và tại sao công việc này có sức hút lớn như vậy? Hãy cùng Nghienvanphong tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Virtual assistant là gì?
Virtual assistant (trợ lý ảo) là một nhân viên ảo thường được thuê để làm việc cho các cá nhân, doanh nghiệp. Một trợ lý ảo thường làm việc trực tuyến tại nhà hoặc ở bất kỳ nơi đâu, với điều kiện đáp ứng việc truy cập và hoàn thành những công việc cần thiết. Trợ lý ảo thường là những người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc quản lý văn phòng hoặc thư ký.
Nhiệm vụ của Virtual Assistant là gì?
Trách nhiệm chính của một virtual assistant là xử lý công việc cho một cá nhân hay doanh nghiệp. Vì vậy, hầu hết những công việc của họ đều được xem như các dịch vụ mà trợ lý ảo cung cấp. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ công việc của một virtual assistant là gì. Dưới đây là một số nhiệm vụ mà một trợ lý ảo phải làm:
- Quản lý tài liệu, email
- Trả lời tin nhắn, cuộc gọi
- Làm nghiên cứu, báo cáo
- Đặt hàng trực tuyến
- Tổng hợp và phân tích dữ liệu
- Sắp xếp, quản lý lịch trình
- Các công việc freelance khác…
Ở cấp độ cao hơn, các trợ lý ảo cũng có thể làm các công việc phức tạp hơn như
- Thực hiện chiến dịch Marketing,
- Quản lý, sản xuất nội dung
- Thiết lập, duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác
- Quản lý sổ sách kế toán…
Hầu hết các công việc của trợ lý ảo đều không yêu cầu quá khắt khe về kinh nghiệm hay bằng cấp. Bạn chỉ cần có sự linh hoạt, ý thức trách nhiệm cao và kỹ năng máy tính cơ bản là đã có thể đáp ứng công việc được giao. Nhiệm vụ của trợ lý ảo có thể thay đổi tùy theo điều khoản của hợp đồng hoặc các yêu cầu của khách hàng.
Các kỹ năng cần thiết để trở thành virtual assistant là gì?
Để có thể trở thành một trợ lý ảo, bạn cần thành thạo một số kỹ năng sau:
Kỹ năng giao tiếp
Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một trợ lý ảo. Bạn cần rèn luyện để giao tiếp trôi chảy để truyền đạt thông tin đến khách hàng, đối tác một cách rành mạch và dễ hiểu. Điều này sẽ giúp cho công việc của bạn được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn, đặc biệt là giảm thiểu sai sót khi làm việc.
Kỹ năng quản lý thời gian
Trợ lý ảo cần biết cách quản lý thời gian một cách thông minh, vì công việc này thường làm việc với nhiều khách hàng cùng lịch trình thay đổi linh hoạt. Kỹ năng này bao gồm khả năng lên kế hoạch, ưu tiên công việc và phân chia thời gian một cách hợp lý
Hiểu biết các công cụ hỗ trợ như Trello, Slack, Drive
Là một trợ lý ảo, bạn phải thường xuyên làm việc trên các công cụ và phần mềm hỗ trợ như Drive, Trello, Slack để giúp quản lý công việc và giao tiếp với khách hàng, đối tác. Thành thạo các công cụ này sẽ giúp bạn xử lý công việc hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo sự tương tác ổn định và kịp thời với các bên khác.
Kỹ năng làm việc độc lập và teamwork
Một virtual assistant cần có khả năng làm việc độc lập và làm trong nhóm. Vì vậy, bạn cần học cách tự lập trong công việc và cộng tác với những người khác để hoàn thành công việc
Kỹ năng tìm kiếm thông tin và xử lý dữ liệu
Trong quá trình làm việc, trợ lý ảo sẽ cần tìm kiếm thông tin và thực hiện các tác vụ kỹ thuật. Vì vậy, trợ lý ảo cần biết cách thu thập, phân tích dữ liệu, quản lý, xử lý dữ liệu và cập nhật thông tin cần thiết cho khách hàng hoặc đối tác.
Lợi ích của công việc virtual assistant là gì?
Sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của trí tuệ nhân tạo càng thúc đẩy cho các công việc online nở rộ. Virtual assistant cũng mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Vậy lợi ích của công việc virtual assistant là gì? Đó chính là:
- Giúp việc quản lý công việc và thời gian hiệu quả hơn
- Mang đến giải pháp chi phí hiệu quả
- Linh hoạt, có thể thực hiện dù ở bất cứ đâu
- Dễ dàng tìm kiếm công việc và nhân sự
- Giúp cân bằng cuộc sống tốt hơn
- Khách hàng có thể tập trung cho những việc quan trọng hơn
- Đảm bảo và nâng cao hiệu suất công việc
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và internet, công việc của một virtual assistant ngày càng có nhiều triển vọng. Vậy nên nếu bạn đang tìm kiếm một công việc linh động hoặc kiếm thêm thu nhập ngoài giờ, trợ lý ảo là một công việc rất đáng để cân nhắc. Mong rằng bài viết đã giúp bạn giải đáp câu hỏi virtual assistant là gì và cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích.
Portfolio là gì? Mẹo Để Khiến Portfolio Trở Nên Nổi Bật Hơn