Văn phòng cho thuê là gì? Các hình thức văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay

Văn phòng cho thuê hiện tại đang là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các Start-up vì nhiều ưu điểm mang lại. Hãy cùng tìm hiểu văn phòng cho thuê là gì và những loại văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay trong bài viết này nhé!

1. Văn phòng cho thuê là gì?

Văn phòng cho thuê là một thuật ngữ để chỉ một tài sản/bất động sản nào đó mà chủ tài sản đó có thể dùng. Để cho doanh nghiệp/công ty thuê để làm văn phòng làm việc, kinh doanh, v.v… Tuy nhiên, văn phòng cho thuê tuyệt nhiên không kinh doanh theo hình thức cho thuê mua bán trên tài sản đó.

Các bất động sản này được gọi là cao ốc hay building hoặc một toà nhà văn phòng. Cho doanh nghiệp thuê để kinh doanh và làm việc, một cao ốc văn phòng trong đó có nhiều doanh nghiệp thuê. Từng vị trí trên mỗi sàn trong cao ốc đó. Trung bình mỗi doanh nghiệp hay còn gọi là công ty họ sẽ thuê những diện tích được tính theo mét vuông trên sàn. Trung bình từ 10m2 cho đến cả ngàn mét vuông văn phòng thuê.

Có 3 loại văn phòng cho thuê mà chúng ta thường thấy. Loại thứ 1 là dạng 1 cao ốc văn phòng xây dựng chủ yếu cho doanh nghiệp thuê. Toà nhà cao từ 5 tầng trở lên. Loại thứ 2 là thuê căn hộ dùng để làm văn phòng làm việc. Cuối cùng là loại thuê nhà phố nguyên căn để làm văn phòng. Loại hình nào cũng nhằm mục đích cho doanh nghiệp thuê để hoạt động kinh doanh dịch vụ. Thậm chí có thể mua bán ngay tại văn phòng của doanh nghiệp thuê đó.

2. Ưu điểm chung của văn phòng cho thuê

Văn phòng cho thuê đáp ứng cho khách hàng các điều kiện đầy đủ, đặc biệt là về đồ dùng văn phòng. Có chỗ ngồi, bàn ghế, wifi hay các điều kiện làm việc khác. Các nhu cầu thường ngày như điện nước hay chỗ để xe đều được sử dụng miễn phí hoặc chi trả với chi phí phải chăng. Khi khách hàng dùng dịch vụ cho thuê văn phòng này sẽ được toàn quyền sử dụng các khu vực đó.

Lợi ích rõ nhất và lớn nhất của loại hình này chính là doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra một khoản nhỏ. Và từ đó, họ có thể thuê được văn phòng có vị trí tiềm năng, làm việc trong không gian chuyên nghiệp.

Đối với những công ty hoặc những doanh nghiệp đang có tầm cỡ nhỏ thì càng lợi. Vừa nâng bậc chuyên nghiệp của công ty vừa tiện phát triển nhanh. Đây cũng chính là điểm để công ty dễ dàng tuyển dụng được nhân tài cho mình.

3. Các loại văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay

Hình thức 1: Cao ốc văn phòng

Cao ốc cũng giống như những khu nhà chung cư, đều là nhà cao tầng với rất nhiều tầng. Tuy nhiên, cao ốc chủ yếu là để làm văn phòng, cho các doanh nghiệp thuê làm đại diện văn phòng hoặc làm trụ sở công ty.

Ưu khuyết điểm khi thuê các văn phòng bên trong các cao ốc , tòa nhà

Phù hợp để quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp , là nơi tiếp đón khách hàng và đối tác một cách trang trọng , chuyên nghiệp.
Có đầy đủ tiện nghi , cơ sở vật chất , lễ tân , sảnh chờ khách , … mang đến trải nghiệm tốt nhất cho doanh nghiệp thuê văn phòng
Doanh nghiệp có thể tự trang trí nội thất văn phòng theo ý muốn nhằm tăng tính đồng bộ trong thương hiệu.

Bên cạnh đó , cũng có một số nhược điểm như:
Chi phí mặt bằng cao , ngoài ra còn phải trả thêm thuế VAT , các chi phí bảo trì , bãi đậu xe , phí làm ngoài giờ … nên chủ doanh Nghiệp phải cân nhắc lựa chọn địa điểm , diện tích , … sao cho phù hợp với khả năng tài chính và số lượng nhân sự trong công ty .

Hình thức 2: Căn hộ văn phòng

Officetel là tên gọi kết hợp của Office và Hotel, đây là mô hình kết hợp văn phòng cho thuê với khách sạn. Đây là loại hình căn hộ đa năng với công năng sử dụng vừa để ở vừa làm văn phòng, diện tích thường thấy 30m2–50m2, một số dự án có diện tích căn hộ officetel lớn hơn.

Với những công ty nhỏ, ít nhân viên 4–10 người vừa khởi nghiệp với nguồn tài chính còn hạn chế thì officetel chính là giải pháp lý tưởng để đầu tư làm mặt bằng. Ngoài ra các công ty nước ngoài cũng lựa chọn officetel làm nơi lưu trú cho các chuyên gia để lưu trú khi công tác tại Việt Nam.

Hình thức 3: Thuê nhà nguyên căn làm văn phòng

Một số doanh nghiệp muốn văn phòng nằm trên những con đường nội bộ yên tĩnh , trong hẻm xe hơi ra vào dễ dàng . Do đó hình thức cho thuê nhà nguyên căn để làm văn phòng hay nhà phố thương mại là lựa chọn phù hợp hơn cả . Lợi thế của việc thuê nhà nguyên căn làm văn phòng có thể kể đến như :

• Là nhà mặt đất nên thuận tiện cho việc di chuyển , không phải chen chúc , chờ đợi thang máy.
• Diện tích lớn hơn so với văn phòng trong cao ốc , phù hợp với doanh nghiệp số lượng nhân sự lớn.
• Các phòng ban được phân chia rõ ràng — theo từng phòng của một căn nhà , có khu vực tiếp khách , sinh hoạt.
• Giả cả thấp hơn so với văn phòng trong tòa cao ốc . • Được treo biển công ty , đăng ký địa chỉ kinh doanh.
• Có thể sửa chữa , cải tạo nội thất theo ý muốn ( cần thỏa thuận trước với người cho thuế ).
• Hoạt động theo thời gian mà doanh nghiệp mong muốn , không bị phụ thuộc vào tòa nhà văn phòng chung.

Hình thức 4: Văn phòng chia sẻ/Văn phòng làm việc chung (Coworking Space)

Coworking Space là mô hình văn phòng hợp tác, đồng hành cùng doanh nghiệp từ lúc sơ khai đến lúc trưởng thành. Đây không chỉ là không gian làm việc chia sẻ mà còn là không gian giao lưu, phát triển cộng đồng doanh nghiệp nói chung.

Những tiện ích nổi bật trong dịch vụ văn phòng chia sẻ:

• Lễ tân luôn trực sẵn và chăm sóc khách hàng
• Miễn phí điều hòa, wifi tốc độ cao
• Miễn phí nội thất bàn ghế, tủ tài liệu có khóa, buồng điện thoại
• Miễn phí các thiết bị in ấn, photocopy
• Khu vực nghỉ ngơi: ban công, quầy pha chế nước
• Khu vực gửi xe
• Sử dụng miễn phí 15h/tháng phòng họp, cho thuê khu vực tổ chức sự kiện

Hình thức 5: Văn phòng ảo

Văn phòng chia sẻ hay văn phòng ảo là một ý tưởng mới du nhập về Việt Nam trong những năm gần đây với hình thức là cho thuê văn phòng đại diện, với nhiều tiện ích như một văn phòng thực tế như lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,..

Ưu điểm của việc thuê văn phòng ảo:

• Tiết kiệm tối đa chi phí: đây chính là ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo. Thay vì bỏ một số tiền lớn để thuê văn phòng truyền thống thì giờ đã có văn phòng ảo với mức chi phí rẻ hơn rất nhiều, đặc biệt là các Star-up trẻ hiện nay đang cực kì ưa chuộng loại mô hình này.
• Vị trí thuận lợi: Các doanh nghiệp khi thuê văn phòng, ngoài cân nhắc về chi phí thì địa chỉ của văn phòng cũng được quan tâm. Bởi vậy các công ty, doanh nghiệp thường chọn đặt văn phòng ảo tại các trung tâm của các thành phố lớn. Chưa nói đến dịch vụ hay sản phẩm của doanh nghiệp tốt như thế nào, cái mà khách hàng nhìn vào đầu tiên chính là diện mạo của công ty. Một công ty nằm ở vị trí trung tâm thành phố với một diện mạo hiện đại, đầy sự chuyên nghiệp sẽ mang lại sự tin cậy và thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng hơn đúng không nào.
• Nhiều tiện ích: khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải mua sắm bất cứ thiết bị hay đồ dùng văn phòng phẩm nào cả, giúp họ tiết kiệm chi phí tối đa. Hơn nữa còn không phải lo việc bảo trì trang thiết bị bởi vì đã có bên cung cấp dịch vụ lo liệu.

Bài viết trên đã cung cấp các kiến thức cơ bản về văn phòng cho thuê là gì và những loại hình cho thuê văn phòng phổ biến hiện nay. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích với doanh nghiệp của bạn.

4. Bật mí quy trình vận hành tòa nhà văn phòng cho thuê hiệu quả

>> Tại sao không gian coworking cần sử dụng phần mềm quản lý văn phòng

Để quản lý vận hành mô hình kinh doanh không gian cho thuê, nhà quản lý cần thực hiện rất nhiều công việc:
– Quản lý chăm sóc khách hàng
– Quản lý an ninh tòa nhà
– Quản lý kỹ thuật tòa nhà
– Quản lý vệ sinh tòa nhà
– Quản lý chi phí – tài chính
– Quản lý nhân sự
– Quản lý hợp đồng, văn bản

Như vậy, khối lượng công việc quản lý, vận hành văn phòng cho thuê là cực lớn. Để tối đa hóa hiệu quả kinh doanh thì việc áp dụng công nghệ là điều tối cần thiết. Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên những phần mềm đáp ứng tối đa được những nhu cầu quản lý của mô hình văn phòng cho thuê lại không quá nhiều.

SMARTOS – là phần mềm đầu tiên tại Việt Nam được phát triển riêng cho mô hình không gian, văn phòng cho thuê. Chính thức ra mắt thị trường vào năm 2019, đến nay SMARTOS đã hoàn thành hệ sinh thái chuyển đổi số phục vụ cho mô hình không gian cho thuê với 3 sản phẩm:

• Smartos CRM – phần mềm hỗ trợ quản lý vận hành tại các không gian cho thuê
• Smartos Booking – ứng dụng hỗ trợ tìm kiếm văn phòng đồng thời giúp các nhà quản lý mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng
• White Label App – ứng dụng giành riêng cho từng không gian với thương hiệu riêng hỗ trợ quá trình chăm sóc và kết nối với khách hàng

Phần mềm CRM – Giải pháp hiệu quả cho kinh doanh văn phòng cho thuê