Là một người làm văn phòng, chắc chắn bạn hiểu rằng excel là một công cụ không thiếu đối với các công việc. Có bao giờ bạn thắc mắc là có những thủ thuật excel nào để có thể làm việc trên công cụ này một cách hiệu quả nhất chưa? Nếu bạn muốn đi tìm lời giải đáp cho mình, hãy cùng Nghiện Văn Phòng tìm hiểu phần bài viết bên dưới nhé!
Một số thủ thuật excel cơ bản:
>>Xem thêm: Mẫu file excel quản lý nhà trọ mới nhất 2023
Sử dụng thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng đặc biệt là biết được những thủ thuật excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều. Đây cũng là một trong những yếu tố giúp bạn có thể nâng cao năng suất làm việc của mình đặc biệt là đối với các công việc hành chính. Ngoài ra, giỏi excel còn có thể là yếu tố để bạn nhận được sự tôn trọng, kính nể từ các đồng nghiệp xung quanh. Dưới đây là 10 thủ thuật excel cơ bản có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian nhiều hơn và làm việc chuyên nghiệp hơn rất nhiều:
>> Xem thêm: Các mẹo làm thuyết trình powerpoint chuyên nghiệp
In 1 vùng tùy chọn trong Excel
Một trong những thủ thuật excel đầu tiên cho các bạn dân văn phòng khi muốn in một phần thông tin bất kỳ trong file excel của mình, các bạn cần thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Chọn vùng muốn in: Các bạn có thể nhấn giữ chuột trái của mình và chọn vùng mà bạn muốn in ra.
Bước 2: Đặt vùng in: Các bạn làm lần lượt theo chỉ dẫn “page layout” >> “Print Area” >> “Set Print Area”
Bước 3: In vùng chọn: Bước này bạn chỉ cần in văn bản mà mình đã chọn ra, tuy nhiên đừng quên căn chỉnh trước khi in nhé.
Cố định hàng hoặc cột tiêu đề trong Excel
Có phải các bạn đã từng rất khó chịu khi mà các dòng hay cột tiêu đề không được cố định, buộc bạn phải kéo lên, kéo xuống con thanh trục liên tiếp để đối chiếu nội dung đúng không nào? Nhưng không sao, từ giờ các bạn chỉ cần làm thủ thuật excel đơn giản này để có thể cố định các hàng hoặc cột tiêu đề như ý muốn của mình.
Cố định dòng đầu tiên:
- Để cố định dòng đầu tiên, các bạn chỉ cần vào View >> Freeze Panes >> Freeze Top Row chỉ cần làm theo các bước trên, excel sẽ giúp bạn cố định hàng trên cùng của bảng tính.
- Và như đã nói ở phía trên, thành quả của công việc này chính là dù bạn có kéo các dòng xuống phía cuối cùng thì dòng tiêu đề của bạn vẫn luôn cố định trên màn hình làm việc của bạn.
Cố định cột đầu tiên:
- Cũng tương tự như cố định dòng bạn chỉ cần chọn View >> Freeze Panes >> Freeze First Column đây là thủ thuật excel giúp bạn có thể cố định cột đầu tiên của bản tính.
- Thành quả của công việc này là dù bạn có kéo sang phải bao xa đi nữa thì cột đầu tiên của bạn vẫn sẽ được cố định như đã cài đặt.
Tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái
Một trong những thủ thuật excel khá đơn giản và hữu ích dành cho bạn. Bạn cần một bản số liệu dạng số, và với các bản dữ liệu dạng số thì một số hàm cơ bản để bạn sử dụng thường là Sum – tính tổng, Min – tìm giá trị nhỏ nhất, Max – tìm giá trị lớn nhất, hay Average – tính giá trị trung bình,…
Và thay vì phải nhập các hàm đó để tính ra kết quả, bạn có một cách nhanh hơn để xem các giá trị này bằng cách sử dụng thủ thuật Excel tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái bằng cách sau:
- Bôi đen dữ liệu muốn thực hiện
- Vào Customize Status Bar để xem các số liệu ở phía dưới
Ngoài ra các bạn có thể thêm hoặc bỏ bớt đi các tham số ở thanh trạng thái bằng cách nhấn phải chuột ở thanh trạng thái đề chọn hoặc bỏ các phép tính trong menu Customize Status Bar
Đổi cột thành dòng, dòng thành cột
Tiếp theo là một thủ thuật giúp các bạn có thể linh hoạt trong việc chuyển các dữ liệu trên cột thành dòng hoặc từ dòng sang cột. Bạn chỉ cần thay đổi cấu trúc dòng cột trong bằng theo các bước sau:
- Bôi đen bảng dữ liệu bạn muốn đổi >> Chọn Copy >> Chọn Paste Special trên màn hình sẽ xuất hiện một bảng như phía dưới.
- Nhấn chọn “Transpose” và bấm chọn OK
Thủ thuật Excel chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường
Hãy tưởng tượng xem bạn đang làm việc với một danh sách với họ tên lộn xộn và bạn rất muốn định dạng lại thành viết hoa toàn bộ hoặc viết hoa các chữ cái đầu tiên để dễ nhìn hơn. Hay xem một thủ thuật excel đơn giản dưới đây nhé:
- Để viết hoa tất cả các chữ cái bạn có thể sử dụng hàm UPPER
- Để viết hoa chữ cái đầu tiên bạn có thể sử dụng hàm PROPER
- Để viết thường các chữ cái sử dụng hàm LOWER
Xem thêm: Hướng dẫn viết mẫu báo cáo kết quả kinh doanh trong 6 bước
Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Nếu bạn muốn mở nhiều file excel cùng một lúc để làm việc thay vì phải mở từng file một rất rườm rà và tốn thời gian, hay sử dụng thử cách dưới đây nhé:
Nhấn Ctrl và kích chọn tất cả các file excel mà bạn muốn mở
Nhấn Enter để mở các file đã chọn
In văn bản từ Excel khi sang trang vẫn có tiêu đề
Với các bạn đang làm các công việc văn phòng, có bạn nào đã đã gặp phải các trường hợp đó chính là khi in tài liệu, bạn đã rất khó chịu đối các tình huống phải sang trang? Bởi bạn không thể theo dõi số liệu hiệu quả vì bạn không còn theo dõi được tiêu đề nội dung của các ô dữ liệu?
Để đưa ra giải pháp cho trường hợp này, bạn chỉ cần thực hiện thủ thuật excel đơn giản sau đây:
Bước 1: Chọn “Page layout” >> “PAge setup” >> Chọn tab “Sheet”
Bước 2: Trong cửa sổ tab “Sheet” chọn “Row to repeat at top” – nhắc lại dòng trên; sau đó tìm đến bôi đen dòng tiêu đề mà bạn muốn nhắc lại trong bảng tính, sau đó nhấn nút “OK”
Chỉ chần thực hiện 2 bước trên, văn bản của bạn in ra sẽ có tiêu đề ở tất cả các trang.
Chuyển đổi qua lại các tab làm việc trên Excel
Một thủ thuật nhỏ để các dân văn phòng có thể tiết kiệm được thời gian cũng như tạo sự thuận lợi cho người dùng khi muốn liên tục chuyển đổi giữa các sheet để xem số liệu. Hay nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để chuyển đổi qua lại giữa các sheet một cách chuyên nghiệp mà không cần dùng tới chuột.
Điền nhanh dữ liệu giống nhau
Đôi khi các bạn cần phải nhập nhanh các dữ liệu giống nhau như số thứ tự hay các chữ cái. Để tiết kiệm thời gian các bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:
Đặt con trỏ chuột ở ô đầu tiên của dữ liệu
Nháy đúp chuột vào đầu dấu + ở góc dưới của ô được chọn khi rê chuột vào
Cuối cùng kéo chuột trái qua các ô mà bạn muốn điền nhanh dữ liệu. Lập tức kết quả trả về sẽ là một chuỗi dữ liệu hệt như ô gốc.
Chỉ copy giá trị
Đôi lúc bạn muốn copy dữ liệu từ vùng chứa dữ liệu sang một vùng khác. Khi vừa mới nghe qua chắc chắn bạn sẽ nghĩ chỉ cần dùng lệnh Copy/Paste là sẽ có thể làm được. Tuy nhiên mọi chuyện sẽ không đơn giản như vậy nếu các vùng dữ liệu này chứa công thức dẫn đến số liệu copy qua bị thay đổi.
Giải pháp cho vấn đề trên khá đơn giản khi bạn chỉ cần thực hiện thủ thuật excel như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần copy và nhấn Ctrl C để copy dữ liệu
Bước 2: Nhấn vào ô đầu tiên trong vùng mà bạn muốn dán dữ liệu sau đó nhấn chuột phải >> Khi màn hình làm việc hiện ra một menu đơn, bạn chỉ cần chọn Paste Special >> Value rồi nhấn OK
Kết luận
Nắm rõ được các thủ thuật excel trên đây sẽ giúp ít rất nhiều cho các bạn, đặc biệt là các bạn dân văn phòng thường phải tiếp xúc nhiều với các bảng tính để thực hiện các báo cáo. Nếu không thể sử dụng thành thạo excel, bạn có thể sử dụng một số phần mềm thay thế excel với thao tác đơn giản hơn rất nhiêu nhưng hiệu quả mang lại lại cực kỳ cao. Bạn có chia sẻ nào về bài “tips” sử dụng thành thao excel không? Hãy để lại bình luận giúp chúng mình nhé!
Xem thêm: 3 Cách Giúp Bạn Rèn Luyện Tư Duy Phản Biện Mỗi Ngày
Hướng dẫn viết mẫu báo cáo kết quả kinh doanh trong 6 bước