Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng để bạn “sống sót” chốn công sở và không bị ngụp lặn trong deadline. Vậy kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là gì? Bài viết này sẽ chia sẻ những cách để trau dồi kỹ năng quản lý công việc của bạn.
1.Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là gì?
Kỹ năng quản lý công việc là các hoạt động và nguyên tắc giúp bạn sắp xếp công việc để hoàn thành công việc đúng thời hạn và đạt chất lượng cao. Chúng giúp bạn biến các kế hoạch thành hiện thực để tránh những lỗi lầm, sai sót hoặc trễ deadline
Kỹ năng quản lý công việc sẽ giúp bạn không bị quá tải và vẫn giữ được nhịp cân bằng cuộc sống. Chúng giúp ta theo đuổi mục tiêu của mình và đạt được tiến bộ nhất quán. Kỹ năng này cũng giúp bạn phát triển quy trình và hệ thống hóa lại công việc. Đồng thời, việc nâng cao quản lý công việc cho phép bạn tự nâng cao trách nhiệm với bản thân và những người khác trong quá trình làm việc chung.
2. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng quản lý công việc
Sau đây là 10 mẹo giúp bạn tăng cường kỹ năng quản lý công việc hiệu quả hơn.
2.1. Khởi đầu bằng những task nhỏ
Lý do lớn nhất mà bạn quản lý công việc không hiệu quả bởi vì có quá nhiều task mà bạn đang loay hoay không biết bắt đầu như thế nào. Lời khuyên là hãy bắt đầu từ những task nhỏ. Điều này giúp bạn dọn sạch những nhiệm vụ ít quan trọng nhưng cần thiết và dành nhiều chỗ hơn cho những nhiệm vụ lớn đòi hỏi thời gian, công sức và nguồn lực.
Các nhiệm vụ nhỏ có thể bao gồm:
- Trả lời email
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
- Tạo và phân phối báo cáo cho các bên liên quan
Bắt đầu bằng những nhiệm vụ nhỏ giúp tạo tiền đề cho việc giải quyết những nhiệm vụ lớn hơn. Điều này xảy ra vì não giải phóng dopamine khi chúng ta hoàn thành nhiệm vụ, thúc đẩy chúng ta làm nhiều hơn. Hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ mang lại cho bạn năng lượng tinh thần và cảm xúc để xử lý những nhiệm vụ lớn hơn.
2.2. Tập trung vào từng thứ một
Tập trung vào một việc (Single-tasking) tại một thời điểm sẽ tăng năng suất và sản lượng của bạn. Điều này giúp bạn theo kịp tiến độ công việc mà không cảm thấy quá tải và tránh được những sai lầm nhỏ nhặt nhất
Tập trung vào một việc (Single-tasking) có nghĩa là bạn thực hiện một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành nó, đạt được một cột mốc cụ thể hoặc hết thời gian ưu tiên. Sau đó, bạn chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo
Single-tasking giúp bạn đạt được nhiều thành tích hơn trong thời gian ngắn và ít căng thẳng hơn. Nó giảm thiểu việc phân tán, tập trung của não bộ và cải thiện sức khỏe tinh thần để hạnh phúc hơn. Khi bạn có những nhiệm vụ lớn, hãy chia nhỏ chúng thành từng phần nhỏ và hoàn thành chúng bằng cách thực hiện từng nhiệm vụ trong khoảng thời gian ưu tiên
2.3. Tạo một lịch trình hiệu quả
Lập lịch trình giúp tổ chức các nhiệm vụ trong khoảng thời gian phù hợp với năng lượng của mỗi ngày của bạn. Khi tạo lịch trình, hãy xem xét thời gian làm việc hiệu quả cao nhất và và thấp nhất trong ngày. Ngoài ra, lịch trình cũng nên phù hợp với mức năng lượng chung của các thành viên trong nhóm để đạt được hiệu suất làm việc ổn định của cả team.
Một tip nhỏ đó là bạn nên liệt kê các nhiệm vụ và sắp xếp chúng vào các khoảng thời gian có sẵn trên lịch hàng tuần, háng tháng. Tuân thủ lịch trình hàng ngày và hàng tuần sẽ giúp bạn đạt được tiến bộ ổn định hướng tới mục tiêu của mình. Cải thiện lịch trình của bạn và làm cho nó hiệu quả hơn bằng cách theo dõi giờ làm việc và năng suất của bạn thân. Cách bạn sử dụng thời gian sẽ quyết định mức năng suất và khả năng làm việc. Hãy tối ưu và học cách theo dõi thời gian làm mỗi task nhé!
2.4. Học cách thích nghi
Học cách thích nghi là một trong những kỹ năng quan trọng để quản lý công việc hiệu quả. Bởi lẽ thế giới và công việc luôn thay đổi theo từng ngày, từng phút nên khả năng thiết nghi trong thời đại số là cực kì cần thiết để bạn giải quyết nhanh các vấn đề.
Quản lý thay đổi đòi hỏi phải phát triển và triển khai các kế hoạch dự phòng cũng như liên lạc với nhóm của bạn để mọi người biết phải làm gì. Bên cạnh đó, hãy học cách giám sát tác động của sự thay đổi đối với các nhiệm vụ liên quan, ví dụ: thời hạn quá hạn cho một nhiệm vụ có thể ảnh hưởng đến thời hạn của các nhiệm vụ phụ và nhiệm vụ tiếp theo.
2.5. Đặt thời hạn thực tế
Đảm bảo bạn đặt các mốc thời gian thực tế và deadline cho các tác vụ. Sử dụng phần mềm theo dõi để ước tính thời gian của bạn và thu thập dữ liệu chính xác cho thấy bạn thực sự dành bao lâu cho mỗi task.
Thời hạn thực tế cho phép bạn và nhóm tạo ra công việc tốt nhất và hoàn thành dự án thành công. Chúng cũng cho phép bạn tinh chỉnh và cải thiện công việc của mình trước khi giao việc.
2.6. Chia nhiệm vụ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn
Một trong những khó khăn khi bạn bắt đầu công việc đó là có quá nhiều phần cần làm mà không biết bắt đầu từ đâu. Do đó, hãy bắt đầu với bức tranh lớn và viết ra tất cả các thành phần của nó. Liệt kê tất cả các nhiệm vụ liên quan và xác định các ưu tiên và con đường quan trọng của bạn. Điều quan trọng là vạch ra trình tự tối ưu để giải quyết một nhiệm vụ lớn đúng tiến độ và tạo ra công việc tốt nhất của bạn mà không phải vội vã hoặc trở nên quá tải
2.7. Hợp tác bất cứ khi nào có thể
Quản lý tác vụ bao gồm việc kiểm kê các tài nguyên, tài sản và kênh hỗ trợ sẵn có của bạn. Một trong những lợi ích khi làm việc trong một công ty là có các thành viên trong nhóm mà bạn có thể nhận được sự hỗ trợ và cộng tác để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và tốt hơn.
Tiếp cận với các thành viên trong nhóm và các chuyên gia có cùng chí hướng và xây dựng mối quan hệ để bạn có thể yêu cầu trợ giúp và cộng tác khi cần. Điều này làm tăng khả năng xử lý các nhiệm vụ của bạn và thực hiện tốt hơn trong công việc.
2.8. Giao tiếp rõ ràng
Giao tiếp là một trong những kỹ năng quản lý công việc quan trọng nhất. Giao tiếp hiệu quả cho phép bạn chia sẻ ý tưởng, cập nhật hoặc vấn đề với các thành viên trong nhóm, người quản lý và các bên liên quan.
Giao tiếp hiệu quả sẽ cải thiện cơ hội thành công của bạn, cho dù làm việc với người khác hay với chính bạn. Thực hành giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản để nâng cao kỹ năng quản lý công việc của bạn. Ngoài ra, hãy thiết lập các quy trình như họp nhóm hàng tuần hoặc đánh giá nước rút để khuyến khích liên lạc và cập nhật thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm và cộng tác viên.
2.9. Đặt lời nhắc hữu ích
Đặt cho mình lời nhắc về các nhiệm vụ sắp tới của bạn. Phần mềm quản lý tác vụ như Wrike tự động hóa quy trình này và cập nhật cho các thành viên trong nhóm về các tác vụ được chia sẻ.
Bạn muốn biết những gì đến hạn mỗi ngày, tuần và tháng. Nếu bạn quản lý một nhóm, hãy đặt lời nhắc cho mọi người về các ưu tiên và thời hạn sắp tới, đồng thời thêm thông báo cho bạn biết khi nhiệm vụ đã hoàn thành
2.10. Tránh kiệt sức
Quản lý nhiệm vụ liên quan đến việc lập kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ của bạn theo cách hạn chế tình trạng kiệt sức và mệt mỏi. Cân nhắc các nhu cầu về sức khỏe khi bạn tạo lịch trình cho mình và nhóm của mình
Bù đắp các nhiệm vụ lớn bằng các nhiệm vụ nhỏ hơn để cân bằng mỗi ngày làm việc. Bạn có thể chủ động chăm sóc sức khỏe thể chất, cảm xúc và tinh thần của mình trong khi vẫn quản lý các nhiệm vụ của mình và hoàn thành công việc đúng hạn.
HƯỚNG DẪN KỸ NĂNG VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH TỪ A->Z