Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao trong cùng một khoảng thời gian nhưng hiệu quả công việc đạt được của mỗi người lại khác nhau hay không? Điều này nằm ở việc kỹ năng làm việc của mỗi người đã tối ưu hay chưa. Vậy làm sao để làm việc hiệu quả nhất? Hãy cùng tìm hiểu 7 bí quyết giúp bạn làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả trong bài viết dưới đây.
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Một trong những cách làm việc hiệu quả mà ai cũng phải biết đó chính là sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Có một điều chắc chắn rằng nếu bạn không lên trước bất kỳ đầu việc nào và chỉ làm mọi việc một cách ngẫu nhiên, nó sẽ khiến bạn chậm lại và công việc sẽ không được hoàn thành đúng lúc. Ngược lại, khi bạn lên kế hoạch trước mình phải làm gì trong một ngày, mọi thứ sẽ dễ dàng và “mượt mà” hơn nhiều! Hãy sử dụng sổ tay, lịch online hoặc các ứng dụng Ghi chú trên điện thoại để viết ra và sắp xếp công việc theo thứ tự hợp lý nhất trước khi bắt tay vào làm.
2. Đặt deadlines cho tất cả công việc cần làm
Người ta ước tính rằng trong một nhóm, chỉ có 17% số người có thể dự đoán thời gian chính xác của công việc. Nếu bạn không thuộc nhóm đó, bạn cần theo dõi thời gian bạn thực hiện cho từng nhiệm vụ theo thời gian. Bạn có thể ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó và theo đó bạn có thể lập kế hoạch cho các nhiệm vụ của mình. Việc đặt ra deadlines còn giúp bạn có mục tiêu cụ thể và căn chỉnh thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn đưa ra.
3. Hạn chế làm việc đa nhiệm
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng thực hiện các nhiệm vụ khác nhau cùng nhau có thể làm giảm năng suất và hiệu quả công việc. Khi bạn thực hiện các công việc khác nhau cùng một lúc, bạn sẽ bị xao nhãng dẫn đến kết quả kém. Vì vậy, hãy cố gắng hoàn thành từng công việc để đạt được kết quả tốt nhất thay vì làm một lúc nhiều việc nhưng không đem lại hiệu quả.
4. Duy trì sự tập trung
Trong những kỹ năng “vàng” cần trang bị cho công việc thì sự tập trung là một trong những kỹ năng mà bạn không thể bỏ qua. Để tập trung hơn vào công việc, bạn nên đặt thời gian cụ thể cho mỗi việc bạn làm trong ngày. Nếu hay bị xao nhãng bởi mạng xã hội thì tốt nhất nên để điện thoại di động ở xa vị trí làm việc và chỉ sử dụng khi có thông báo cuộc gọi hay tin nhắn. Bạn cũng cần xem lại lịch sinh hoạt để điều chỉnh sao cho điều độ. Năng lượng của cơ thể thường dồi dào vào buổi sáng nên hãy cố gắng tập thói quen dậy sớm để tỉnh táo làm việc.
>> Khám phá ngay: 7 Kỹ năng vàng cần có để thành công trong mọi lĩnh vực
5. Bắt đầu từ việc nhỏ và dễ hoàn thành
Bắt đầu với những mục tiêu nhỏ sẽ giúp bạn giảm bớt lo lắng. Việc đặt mục tiêu hoàn thành công việc quá lớn sẽ khiến bạn sẽ ngại làm, hoặc làm dở dang và rồi “tụt mood” vì không đạt mục tiêu. Ngược lại, nếu bạn hoàn thành những việc nhỏ, sự hưng phấn sẽ giúp bạn tạo động lực để tiếp tục làm việc tiếp theo. Bất cứ khi nào bạn muốn tạo ra một thói quen mới, hãy bắt đầu từ những việc nhỏ và gắn bó với nó qua thời gian đầu khó khăn cho đến khi nó trở thành thói quen.
6. Giữ tinh thần và sức khỏe tốt
Nghỉ giải lao rất cần thiết cho bộ não con người và một sự căng thẳng liên tục sẽ đóng băng năng lực tư duy sau một thời gian. Vì vậy, nghỉ ngơi bất cứ khi nào bạn cảm thấy quá áp lực để cho tinh thần của bạn được hồi phục. Bạn có thể pha một tách trà, uống nhiều nước, đi bộ nhiều hơn, leo cầu thang nhiều hơn dùng thang máy… Tất cả đều là những việc cực kỳ đơn giản nhưng lại giúp bạn cải thiện sức khỏe đáng kể để tiếp tục làm việc hiệu quả.
7. Lên kế hoạch và đặt mục tiêu
Để có thể phấn đấu nỗ lực ở mức tối đa thì bạn cần phải có một mục tiêu hướng đến nào đó. Nếu không, bạn rất dễ này sinh tâm trạng chán nản, không tìm được hướng đi do không xác định được mình đang nỗ lực làm việc vì lý do gì. Vì thế, hãy không ngừng đặt mục tiêu để phát triển, hoàn thiện bản thân cũng như đạt được những thành tựu lớn hơn trong công việc. Việc bạn lên kế hoạch đã là một khởi đầu thành công rồi đấy!
Trong thời đại công nghệ phát triển, công việc càng trở nên cạnh tranh hơn khi nguồn nhân lực ngày càng tăng. Những cá nhân với hiệu quả công việc tốt sẽ tự động trở nên nổi bật và được “săn đón” bởi các nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy tập cho mình các kỹ năng nghề nghiệp để tạo nên thói quen làm việc hiệu quả và chất lượng.
>> Xem thêm: Quản trị văn phòng là gì? 5 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả
Những kỹ năng sinh tồn nơi công sở không thể bỏ qua