Email là công cụ giao tiếp không thể thiếu trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, tiếng anh là ngôn ngữ bắt buộc để làm việc trong môi trường toàn cầu hóa. Do đó, kỹ năng viết email bằng tiếng anh là kỹ năng quan trọng và cần thiết để bạn làm việc chuyên nghiệp dù ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên, viết email bằng tiếng anh không phải là điều dễ dàng, đặc biệt đối với ai tiếng Anh không phải là tiếng mẹ đẻ.
Vậy làm thế nào để viết email bằng tiếng Anh? Trước hết, bạn cần nắm được các nguyên tắc viết tiếng anh bằng cách làm quen với định dạng email. Để giúp bạn cải thiện kỹ năng viết email bằng tiếng anh, blog này sẽ cung cấp cho bạn các ví dụ template bằng tiếng anh cơ bản và thông dụng nhất.
1.Format email bằng tiếng anh
Về cơ bản, bố cục email bằng tiếng anh cũng giống như định dạng của một bức thư, bao gồm 5 yếu tố cơ bản sau
- Chủ đề email (Subject Line)
- Lời chào hỏi (Formal or informal greeting)
- Thân email (Body)
- Kết email (Closing phrase)
- Chữ kỹ (Signature)
Trước khi đi vào chi tiết từng phần, bài viết này sẽ giải thích cho bạn tầm quan trọng của việc định dạng email bằng tiếng anh. Đây là 5 lý do không thể bỏ qua mà bạn cần biết:
- Tính chuyên nghiệp: Việc định dạng theo các tiêu chuẩn cơ bản giúp email trở nên chuyên nghiệp và dễ hiểu cho đối tượng người nhận.
- Hiệu quả truyền đạt: Trong hầu hết các trường hợp, mọi email đều phải có mục đích để khơi gợi hành động. Việc sử dụng định dạng email sẽ cấu trúc nội dung đơn giản và rõ ràng để truyền tải thông điệp tăng khả năng phản hồi nhanh chóng từ phía người nhận.
- Dễ dàng hơn: Hiểu cách định dạng email giúp việc viết email trở nên đơn giản và không mất thời gian để suy nghĩ về cấu trúc cũng như các cách xưng hô trong văn viết. Nó giúp bạn có thời gian để tập trung vào cốt lõi của thông điệp
2.Vậy làm sao để rèn luyện kỹ năng viết email bằng tiếng anh
2.1: Lời chào hỏi (Formal or informal greeting)
Trong tiếng anh, “Dear” được sử dụng rộng rãi để bắt đầu một email chuyên nghiệp.
Các lời chào email khác nhau bằng tiếng Anh tùy thuộc vào việc bạn đang gửi đến một cá nhân hay một tập thể (ví dụ: một tổ chức, nhóm hoặc địa chỉ email ẩn danh).
Dưới đây là một số cách để viết lời chào email trang trọng bằng tiếng Anh.
Nếu bạn biết tên đầy đủ của một người, bạn nên sử dụng nó, ví dụ:
- Dear Sarah Roberts
Nhiều blog và bài báo viết email bằng tiếng Anh trang trọng cũ gợi ý sử dụng “Dear Sir” hoặc “Dear Madam” nếu bạn không biết người mà bạn đang viết thư. Tuy nhiên, cách viết này đã lỗi thời và không cần thiết. Nếu bạn không thể tìm thấy tên đầy đủ của một người, hãy tìm một cách khác để xưng hô khác ví dụ:
- Dear Marketing Manager
- Dear Team Leader
Lời chào trong bất kỳ email nào đều đóng vai trò quan trọng vì nó thể hiện sự tôn trọng của người gửi đến người được nhận. Do đó, hãy cân nhắc cẩn trọng cách xưng hô trong bất kỳ email nào.
2.2: Email body
Phần thân của một email là nơi bạn giải thích nội dung của thông điệp. Không có bất kỳ quy tắc nào yêu cầu bạn phải viết chính xác nó như thế nào, tuy nhiên, có một luồng thông tin bạn có thể cân nhắc trong phần thân email bao gồm:
- Giới thiệu bản thân– Tên, vị trí và tổ chức bạn đang làm việc
- Giải thích lý do bạn liên hệ – Mô tả lý do vì sao bạn liên hệ
- Trình bày nội dung bạn muốn nhận
- Next steps sau email – Mô tả mong đợi và hành động tiếp theo sau email
Hãy viết ngắn gọn, xúc tích và đủ ý để đạt hiệu quả giao tiếp tốt nhất
2.3: Câu kết (Closing phrase)
Cách bạn sử dụng câu để kết thúc email tiếng anh phụ thuộc vào việc bạn đang viết email hướng tới đối tượng nào. Sau đây là một vài câu kết email phổ biến bạn có thể sử dụng:
- Nếu bạn đã biết đối tượng người gửi thì có thể sử dụng “Yours sincerely”.
- Nếu bạn đang gửi mail tới nhóm tổ chức thì có thể sử dụng “Yours faithfully”.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một số cách kết email trong bối cảnh thân mật hơn như:
- Kind regards
- Best regards
- I look forward to hearing from you
- Please contact me for additional help
2.4: Email signature
Chữ ký là một phần quan trọng trong bố cục của một email chuyên nghiệp. Một chữ ký chuyên nghiệp nên bao gồm các phần sau:
- Tên bạn
- Vị trí công việc
- Tổ chức
- Thông tin liên hệ (Số điện thoại, Email)
3.Một số cách diễn đạt phổ trong tiếng anh
Dưới đây là một số cụm từ tiếng Anh thương mại hữu ích mà bạn có thể muốn đưa vào email tiếng Anh của mình:
- I am writing to tell you about
- I’m contacting you to confirm that
- This is just a short email to explain that
- Just a quick reminder that
- This email is to let you know that
- I’m getting back in touch with you with some additional information
- Attached is the information you requested
- I’d welcome your thoughts on
Dưới đây là 10 điều bạn cần để viết email tiếng Anh tốt hơn:
- Luôn sử dụng chữ in hoa cho tên
- Làm theo định dạng email được nêu ở trên
- Bắt đầu câu bằng chữ in hoa, ngắt câu bằng dấu phẩy và kết thúc mỗi câu bằng dấu chấm
- Giữ câu ngắn
- Mỗi câu nên có một chủ đề (John), động từ (đọc) đối tượng (sách)
- Sử dụng giọng nói tích cực để thu hút người đọc. Các công cụ như Flowrite có thể giúp bạn thu hút người dùng một cách trực tiếp và rõ ràng
- Không sử dụng biểu tượng cảm xúc
- Chia nhỏ danh sách thành các gạch đầu dòng để người đọc dễ hiểu thông tin
- Giải thích các từ viết tắt khi bạn sử dụng chúng
- Đừng bao giờ dùng những từ chửi thề
Hy vọng blog này sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm trong việc trau dồi kỹ năng viết email bằng tiếng anh
Làm thế nào để vượt qua áp lực công việc?