Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những kỹ năng cơ bản và cần thiết nhất mà bất kỳ ai, dù đang đi học hay đi làm cũng nên biết và thành thạo. Nó được ứng dụng trong rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực và dần trở thành điều kiện tiên quyết cho mỗi nhân viên làm việc trong môi trường văn phòng. Vậy kỹ năng tin học văn phòng là gì và nó bao gồm những nội dung cơ bản nào? Bài viết dưới đây Nghiện văn phòng sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này.
Khái niệm kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng là thuật ngữ chỉ chung những thao tác, kỹ năng cơ bản để xử lý các công việc văn phòng trên máy tính như thao tác với văn bản, trình chiếu, bảng tính,…hay sử dụng internet để tìm kiếm thông tin, làm việc trên các công cụ, các phương tiện truyền thông xã hội.
Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng giúp bạn nắm vững cách sử dụng hiệu quả các chương trình và ứng dụng trên máy tính.
Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản gồm những gì
Kỹ năng Microsoft office
Kỹ năng soạn thảo văn bản – Microsoft Word
Microsoft Word, hay còn được biết đến với cái tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản thông dụng và phổ biến được phát triển bởi công ty Microsoft. Làm việc với công cụ này, bạn cần thuần thục các thao tác như: tạo văn bản bằng chữ, định dạng văn bản, trình bày, trang trí văn bản như điều chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu sắc, đồ họa,…
Ngoài ra MS Word còn cho phép thực hiện nhiều thao tác khác như: vẽ sơ đồ, chèn ký tự, chèn link, ghi chú, line-spacing, tab; chèn bảng biểu, chỉnh sửa đường viền bảng, thêm dòng, cột, hàng; căn chỉnh đoạn văn; định dạng văn bản với bullet; trộn văn bản (mail merge). Với thiết lập in, các nội dung cơ bản bao gồm: khổ giấy (kích cỡ giấy in), đánh số trang, header, footer, in lề…
Càng về sau, các hệ điều hành càng trở nên thông minh hơn với đa dạng tùy chọn phục vụ cho công việc soạn thảo văn bản.
Kỹ năng sử dụng Microsoft Excel
Cũng là một sản phẩm nổi bật của Microsoft, Microsoft Excel là công cụ cực hữu ích để quản lý và đối phó với hàng tấn dữ liệu lớn. Công cụ này cho phép người dùng linh hoạt sắp xếp, nhập dữ liệu, tính toán, làm báo cáo, các ô trong Excel cũng có thể chứa số, văn bản hay công thức. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng cùng với những tính năng vượt trội của Excel, việc sử dụng công cụ này cũng là một kỹ năng không thể thiếu trong bộ kỹ năng tin học văn phòng ngày nay.
Các tác vụ cơ bản trong Excel bao gồm:
- Tạo sheet làm việc, định dạng dữ liệu: định dạng số, định dạng bảng, xóa hàng/cột, gộp hàng/cột, trộn (merge)
- Làm việc với ô: áp dụng viền ô, áp dụng tô bóng ô
- Định dạng tự động: theo tỉnh, ngày, tháng, năm,…
- Sử dụng các phép tính thông dụng: Hàm Sum, Average, If, Vlookup, Hlookup, Min, Max, Year, Month, Day,…
- Lọc dữ liệu (Filter): lọc theo điều kiện
- Vẽ biểu đồ (Chart)
- Tạo link (Hyperlink)
- Thiết lập in, bảo mật
Kỹ năng thiết kế Slide trên Microsoft PowerPoint
Microsoft Power Point cũng là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất của Microsoft. Nó là một phần mềm trình chiếu thông qua các slide để truyền tải thông tin, kiến thức, phục vụ cho các bài giảng, cuộc họp, hội nghị… giúp thể hiện thông điệp một cách trực quan, cô đọng và hiệu quả. Làm việc với công cụ này, bạn sẽ được thỏa sức sáng tạo với những tính năng ưu việt có sẵn trên ứng dụng, giúp mang đến một bài thuyết trình chất lượng phục vụ cho mục đích công việc.
Các tác vụ cơ bản trên Power point bao gồm:
- Làm việc với theme: tạo giao diện chung, hiệu chỉnh background
- Sử dụng công cụ Slide master
- Tạo, hiệu chỉnh, quản lý hiệu ứng cho slide: transition, animation,…
- Tạo, hiệu chỉnh, quản lý hiệu ứng cho đối tượng: shape, smart art, text, chart…
- Tạo liên kết (hyperlink)
- Bảo mật file, trình chiếu, xuất file
Ngoài thành thạo các thao tác trên Powerpoint, bạn cần rèn luyện thêm kỹ năng thuyết trình Powerpoint để bài thuyết trình được truyền đạt đến người nghe một cách ấn tượng và hiệu quả nhất. Để làm được điều đó, bạn cần có những kỹ năng sau:
- Sắp xếp ổn định công tác chuẩn bị
- Chọn lọc nội dung để trình chiếu
- Trình bày nội dung logic, dễ hiểu
- Xây dựng cấu trúc/dàn ý cho nội dung
- Kiểm soát, xử lý tình huống
- Lựa chọn phong cách trình bày phù hợp, chuyên nghiệp
- Giao lưu với người nghe
Kỹ năng sử dụng Email chuyên nghiệp
Email là phương thức liên lạc trang trọng, chuyên nghiệp được sử dụng phổ biến trong thời đại ngày nay. Việc trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác hay giữa các cá nhân như nhân viên, học sinh, sinh viên, giáo viên… đều có thể diễn ra hoàn thoàn thông qua email. Vì vậy, sử dụng thành thạo Email là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với mỗi cá nhân hay doanh nghiệp. Để làm chủ công cụ này, chúng ta cần trang bị những kỹ năng sau:
Đặt tên email chuyên nghiệp
Email cá nhân hay công ty đều cần một cái tên chuyên nghiệp bởi vì đó là ấn tượng đầu tiên khi ai đó nhìn thấy email của chúng ta. Tên email cần nghiêm túc, lịch sự, đúng với tên thật. Các bạn có thể tham khảo cấu trúc email như sau: [email protected].
Đặt tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn
Tùy nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh, hãy kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email cẩn thận trước khi bấm gửi. Bên cạnh đó, cần đảm bảo tiêu đề ngắn gọn, đúng trọng tâm, không nên để trống tiêu đề hoặc trình bày cẩu thả.
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp
Tuyệt đối không sử dụng ngôn ngữ nói trong email. Bạn có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear anh/chị, Kính gửi…Ngoài ra, cần đảm bảo tông giọng nghiêm túc, thiện chí, tôn trọng đối phương, tránh sử dụng những từ ngữ mang tính cảm xúc quá nhiều trong email.
Lưu ý khi đính kèm File
- Nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính, ví dụ: .pdf , .doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
- Nếu có nhiều file cần nén lại thì bạn nên dùng .zip, không nên dùng .rar.
- Hoàn thiện đầy đủ nội dung file trước khi gửi kèm, không nên sửa file sau khi đã đính kèm
- Đặt tên file cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn, không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file
Tạo chữ ký cá nhân
Cài đặt một chữ ký cá nhân tự động là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp khi viết email.
Hãy vào phần cài đặt của Email để lập một chữ ký gồm những thông tin cơ bản như: chức danh, số điện thoại, địa chỉ… để đối phương có thể liên lạc với bạn khi cần.
Ngoài việc thành thạo các kỹ năng Microsoft Office và viết Email, bạn cũng nên trang bị thêm các kỹ năng tin học văn phòng khác như: khả năng làm chủ các phím tắt, sao lưu dữ liệu, kỹ năng sử dụng các công cụ quản lý, vận hành, các phương tiện truyền thông xã hội trên máy tính,…
Hy vọng rằng, với những thông tin hữu ích về kỹ năng tin học văn phòng mà bài viết này chia sẻ, bạn có thể nắm vững hơn những kiến thức cần thiết và trau dồi những kỹ năng còn thiếu cho bản thân trên con đường làm chủ sự nghiệp sau này.
Xem thêm: Tư duy phản biện trong công việc
Báo cáo kết quả kinh doanh là gì? Các nội dung cơ bản cần đề cập
Hướng dẫn viết mẫu báo cáo kết quả kinh doanh trong 6 bước