Quản lý dự án là một trong những kỹ năng quan trọng dù bạn đang làm trong tổ chức hay lĩnh vực nào. Quản lý dự án là bộ kỹ năng công việc đòi hỏi tinh thần làm việc nhóm tốt, quản lý thời gian hiệu quả và khả năng logic cao. Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi Quản lý dự án là gì? Và quá trình quản lý dự án sẽ bao gồm những giai đoạn nào.
Hình 1: Tầm quan trọng kỹ năng quản lý dự án trong công ty
1.Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là quá trình quản lý nguồn lực cả về con người và các nguồn lực khác như chi phí, thời gian để đảm bảo đạt được kết quả như mong muốn.Để hiểu quản lý dự án chính xác là gì, chúng ta phải nhìn sâu hơn vào những gì cấu thành một dự án. Về cơ bản, các dự án là những nỗ lực tạm thời để tạo ra giá trị thông qua các sản phẩm, dịch vụ và quy trình độc đáo. Một số dự án được thiết kế để nhanh chóng giải quyết vấn đề. Một vài dự án khác yêu cầu các mốc thời gian kéo dài để tạo ra kết quả mà sẽ không cần những cải tiến lớn ngoài bảo trì dự kiến—chẳng hạn như đường cao tốc công cộng.
2. Các giai đoạn phát triển dự án
Theo Viện quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI) thì việc quản lý dự án sẽ trải qua 5 giai đoạn bao gồm:
- Khởi tạo
- Lên kế hoạch
- Thực thi
- Giám sát và kiểm soát
- Báo cáo kết quả và đóng dự án
2.1. Giai đoạn khởi tạo
Giai đoạn khởi tạo sẽ thường được bắt đầu bằng việc nhận business case – hiểu đơn giản là lý do để dự án bắt đầu.
Trong giai đoạn này, nhà quản lý cần làm 2 việc sau:
- Phát triển project charter
- Phát triển Project Charter, nếu không có Project Charter thì nhà quản lý dự án không hề có quyền hạn thực tế trong dự án, dễ gặp trường hợp “bảo mà chẳng ai nghe”
- Xác định các bên liên quan (Stakeholders), dự án tồn tại là vì lợi ích của tất cả các bên liên quan
Ở giai đoạn này, bạn nên xác định dự án ở mức độ tổng quan. Điều này thường bắt đầu với:
- Business case – trong phần này bạn cần chứng minh sự cần thiết của dự án và ước tính lợi ích tiềm năng
- Bản nghiên cứu tính khả thi – đánh giá vấn đề và xác định xem dự án sẽ giải quyết nó
- Nếu bạn quyết định thực hiện dự án, thì bạn nên tạo một tài liệu bắt đầu dự án (PID
- Mục tiêu, phạm vi và quy mô dự án
- Tổ chức dự án (xác định ‘ai, tại sao, cái gì, khi nào và như thế nào’ của dự án)
- Hạn chế của dự án
- Rủi ro dự án
- Các bên liên quan
- Kiểm soát dự án và khuôn khổ báo cáo
- Các tiêu chí kết thúc và đánh giá dự án
2.2. Giai đoạn lên kế hoạch
Kế hoạch là 1 mảnh không thể thiếu của bất kỳ dự án nào. Do vậy mà công việc của nhà quản lý ở giai đoạn này là nhiều nhất.
Tất cả các knowledge areas (miền kiến thức) bao gồm Phạm vi (Scope), Chất lượng (Quality), Chi phí (Cost), Lịch trình (Schedule),… đều phải được lên kế hoạch.
Giai đoạn lập kế hoạch dự án là chìa khóa để quản lý dự án thành công. Giai đoạn này thường bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu. Hai cách tiếp cận phổ biến nhất bao gồm:
-Phương pháp SMART:
- Specific (Cụ thể) – Để đặt mục tiêu cụ thể, hãy trả lời các câu hỏi sau: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, cái nào và tại sao
- Measurable (Đo lường được) –Tạo các tiêu chí mà bạn có thể sử dụng để đo lường mức độ thành công của một mục tiêu.
- Attainable (Có thể đạt được) –Xác định các mục tiêu quan trọng nhất và những gì nó sẽ làm để đạt được chúng
- Realistic (Thực tế) – Bạn nên sẵn sàng và có thể làm việc hướng tới một mục tiêu cụ thể.
- Timely (Đúng timeline) – Tạo khung thời gian để đạt được mục tiêu
-Phương pháp CLEAR (hợp tác, hạn chế, tình cảm, đáng trân trọng, có thể tinh chỉnh)
- Collaborative (Hợp tác) – Mục tiêu nên khuyến khích nhân viên làm việc cùng nhau
- Limited – Chúng nên được giới hạn về phạm vi và thời gian để giữ cho nó có thể quản lý được
- Emotional – Các mục tiêu nên khơi dậy niềm đam mê của nhân viên và là thứ mà họ có thể hình thành mối liên hệ tình cảm. Điều này có thể tối ưu hóa chất lượng công việc
- Appreciable – Chia các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể nhanh chóng đạt được
- Refinable – Khi các tình huống mới phát sinh, hãy linh hoạt và điều chỉnh các mục tiêu khi cần thiết
-Ở giai đoạn này, bạn cũng sẽ xác định phạm vi dự án, phát triển kế hoạch dự án và lịch trình phân chia công việc. Điều này liên quan đến việc xác định:
- Thời gian, chi phí và nguồn lực theo ý của bạn
- Vai trò và trách nhiệm đối với dự án
- Phẩm chất của những người tham gia dự án
- Cột mốc quan trọng
- Các biện pháp thực hiện cơ bản
- Điểm kiểm tra tiến độ
- Rủi ro và nguồn lực để giải quyết các vấn đề không lường trước được
- Trong giai đoạn này, bạn cũng có thể muốn phát triển một kế hoạch truyền thông (đặc biệt nếu bạn có các bên liên quan bên ngoài), cũng như một kế hoạch quản lý rủi ro.
2.3. Thực thi
Khi dự án bước vào giai đoạn này, nhiệm vụ của PM chủ yếu liên quan tới con người và các báo cáo, còn các công việc khác thì sẽ được đội dự án thực hiện theo kế hoạch đã lập ở giai đoạn trước đó.
Công việc của nhà quản lý ở giai đoạn này có thể gồm:
- Giới thiệu và khởi công dự án phát triển đội ngũ
- Chỉ định tài nguyên
- Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
- Quản lý mua hàng nếu cần
- Thủ tướng chỉ đạo, điều hành thực hiện dự án
- Thiết lập hệ thống theo dõi
- Nhiệm vụ được giao được thực hiện các cuộc họp trạng thái
- Cập nhật tiến độ dự án
- Sửa đổi kế hoạch dự án khi cần thiết
2.4. Giám sát và kiểm soát
Kiếm soát và giám sát dự án đảm bảo rằng kết quả dự án phù hợp với kế hoạch quản lý. Người quản lý dự án sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để xác định xem dự án có đang đi đúng hướng hay không. Chúng tôi đã phác thảo các KPI phổ biến nhất để theo dõi hiệu suất bên dưới:
- Mục tiêu dự án: Đo lường xem dự án có đúng tiến độ và ngân sách hay không là dấu hiệu cho thấy dự án có đáp ứng các mục tiêu của các bên liên quan hay không.
- Sản phẩm bàn giao chất lượng: Điều này xác định xem các sản phẩm bàn giao nhiệm vụ cụ thể có được đáp ứng hay không.
- Theo dõi nỗ lực và chi phí: Các PM sẽ tính đến nỗ lực và chi phí của các nguồn lực để xem ngân sách có đi đúng hướng hay không. Chỉ số theo dõi này cho biết liệu một dự án có đáp ứng được ngày hoàn thành hay không dựa trên hiệu suất hiện tại.
- Hiệu suất dự án: Điều này giám sát các thay đổi trong dự án. Nó xem xét số lượng và loại vấn đề phát sinh và tốc độ giải quyết chúng. Những điều này có thể xảy ra do những rào cản và thay đổi phạm vi không lường trước được.
2.5. Báo cáo kết quả và đóng dự án
Khi một dự án hoàn thành, nhóm phải chính thức kết thúc. Các nhà quản lý dự án thường tổ chức một cuộc họp để đánh giá những thành công và thất bại. Dự án kết thúc giúp một nhóm xác định những điều đã diễn ra tốt đẹp và những lĩnh vực cần cải thiện. Sau khi dự án hoàn tất, các PM vẫn còn một số nhiệm vụ phải hoàn thành trước khi dự án chính thức đóng lại. Họ sẽ cần tạo một danh sách những việc chưa hoàn thành trong dự án và làm việc với các thành viên trong nhóm để hoàn thành chúng. Cuối cùng, PM sẽ cần thu thập tất cả các sản phẩm và tài liệu của dự án và lưu trữ chúng ở một nơi duy nhất.
Sau khi hoàn tất các công việc trên thì nhà quản lý sẽ lưu trữ tất cả vào một kho dữ liệu duy nhất của tổ chức.
Bên trên là toàn bộ quy trình quản lý dự án mà bạn nên biết trong bất kỳ lĩnh vực nào!
4 Cách quản lý thời gian hiệu quả cho người đi làm