Tần tần tật thông tin cơ bản về công việc văn phòng mà bạn cần biết

Khi nhắc đến nhân viên văn phòng, nhiều người thường nghĩ đến những công việc, nhiệm vụ an nhàn với mức lương hấp dẫn. Thế nhưng, công việc văn phòng có thực sự đơn giản như chúng ta đang tưởng?

Trên thực tế, tùy thuộc vào quy mô và tính chất của mỗi công ty, công việc văn phòng sẽ được đảm nhiệm bởi nhiều nhóm nhân viên khác nhau và cũng có ít nhiều áp lực. Cụ thể, bạn đọc hãy cùng tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây nhé!

1. Nhân viên văn phòng là ai?

Là một trong những bộ phận cốt lõi của công ty, nhân viên văn phòng là người đảm nhận các công tác văn phòng liên quan đến hành chính nhân sự. Nhóm nhân viên này thường được ví như “bảo mẫu” của công ty bởi tính chất công việc khá rộng rãi, chuyên đảm nhận các công việc cơ bản để vận hành tổ chức, chẳng hạn như hoàn thiện thủ tục giấy tờ, lưu trữ thông tin, tư vấn pháp lý,…

Thống kê từ Cục Lao động Mỹ Bureau of Labor Statistics cho thấy, phần lớn các công việc văn phòng có mức lương trên 100.000 USD/ năm.

2. Mô tả công việc văn phòng phổ biến

Khác với quan điểm của nhiều người, một nhân viên văn phòng thường khá bận rộn, đặc biệt là ở các doanh nghiệp, công ty lớn. Công việc văn phòng đòi hỏi nhân viên cần có cả kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Một số công việc văn phòng phổ biến được chia theo nhóm bao gồm:

• Nhóm lễ tân văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ:

1. Tư vấn , trả lời điện thoại và hỗ trợ chăm sóc khách hàng
2. Đón khách từ cổng thay các lãnh đạo cấp cao
3. Xử lý thông tin khách hàng và hướng dẫn họ đến bộ phận chuyên môn
4. Chuẩn bị, hỗ trợ các cuộc họp của công ty

Để hoàn thành tốt công việc văn phòng này, doanh nghiệp thường đòi hỏi nhân viên lễ tân có khả năng giao tiếp và xử lý vấn đề tốt. Một số các công ty khác còn yêu cầu ứng viên có giọng nói dễ nghe, chuẩn tiếng phổ thông và có tài ứng biến các tình huống bất ngờ xảy ra.

• Nhóm quản lý cơ hạ tầng, điều kiện vật chất:

1. Theo dõi và quản lý các thiết bị, cơ sở vật chất và đặt mua nếu cần thiết
2. Mua sắm dụng cụ văn phòng và vật dụng cần thiết theo nhu cầu của các phòng ban trong công ty
3. Quản lý sách, báo tập chí và văn phòng phẩm trong công ty
4. Thanh toán các khoản chi phí cho hoạt động công ty

• Nhóm công tác văn thư

1. Tiếp nhận công văn, giấy tờ được gửi đến công ty cũng như phân loại chúng và gửi đến bộ phận chuyên môn.
2. Xử lý văn bản, giấy tờ bên ngoài
3. Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, hoặc các tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty.
4. Chấm công, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp.
5. In ấn, photocopy khi cần thiết

Thông thường, các loại tài liệu quan trọng của công ty sẽ do nhóm nhân viên này soạn thảo và kiểm duyệt trước khi thực hiện in ấn. Do đó, nhân viên văn phòng cũng cần đảm bảo nắm được các kỹ năng tin học văn phòng như Word, Excel, máy tính văn phòng,..

>> Xem thêm: Bật mí thủ thuật excel cho dân phòng năm 2022

• Nhóm công tác văn phòng hỗ trợ dự án

1. Nghiên cứu, hỗ trợ các vấn đề liên quan đến pháp lý, giấy tờ
2. Hỗ trợ sắp xếp kế hoạch công tác cho lãnh đạo
3. Hỗ trợ xây dựng hồ sơ cho các dự án, hoạt động của công

• Nhóm công việc tạp vụ

Ngoài những bộ phận chính đã được đề cập ở phía trên, công việc tạp vụ văn phòng cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Thông thường, nhiệm vụ này sẽ không đòi hỏi quá nhiều kiến thức chuyên môn và sẽ đảm nhận các công việc như:

1. Quét dọn, hút bụi và sắp xếp lại các thiết bị trong văn phòng.
2. Lau chùi cửa ra vào, cửa sổ, tay cầm và thu gom rác tại các bàn làm việc, thùng rác trong văn phòng.
3. Vệ sinh khu vực thang máy, khu vực nhà vệ sinh thường xuyên cũng như bổ sung giấy, nước rửa tay khi cần thiết.
4. Đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian cam kết nhằm không làm ảnh hưởng đến khách hàng và công việc của các bộ phận khác

Nhìn chung, mỗi công việc, mỗi ngành nghề đều có những tính chất riêng và có môi trường làm việc nhất định, và trên thực tế, tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà các vị trí, tên gọi của nhân viên văn phòng rất đa dạng, chẳng hạn như kế toán, thư ký, IT, coder, developer, nhân viên kỹ thuật, sale, CEO hay manager .

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu thêm về công việc văn phòng. Dù đây không phải là một ngành nghề quá “hot”, nhưng sẽ công việc đáng để trải nghiệm với những ai mong muốn gắn bó với một công việc ổn định, lâu dài.

>> Khám phá ngay: Quản trị văn phòng là gì? 5 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả