Khám phá 3 chức năng của văn phòng cơ bản nhất

Là nơi thực hiện tất cả các hoạt động của tổ chức, văn phòng được đánh giá là một thuật ngữ quen thuộc với mọi người hiện nay. Thế nhưng, chức năng của văn phòng là gì? Có cần thiết để xây dựng một văn phòng tốn nhiều chi phí? Hãy cùng xem ngay câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé.

1. Văn phòng là gì?

Là một trong những yếu tố trung tâm của doanh nghiệp, văn phòng là nơi diễn ra những hoạt động của các phòng ban và nhân viên nhằm phục vụ cho sự phát triển. Do đó, văn phòng cũng được xem như là trụ sở làm việc của nhiều cơ quan, đơn vị.

Văn phòng thường liên quan đến các hoạt động thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nhìn chung, nơi đây là bộ phận đảm bảo các điều kiện vật chất nhằm xây dựng các hoạt động phát triển cho cơ quan, tổ chức.

2. Chức năng của văn phòng gồm những gì?

Vậy, văn phòng có mấy chức năng? Bắt nguồn từ định nghĩa, chức năng văn phòng mà nhiều doanh nghiệp quan tâm thường liên quan đến những yếu tố như sau:

• Tham mưu tổng hợp:

Tham mưu là một trong những chức năng của văn phòng. Cụ thể, người quản lý có nhiệm vụ quán xuyến mọi thành viên trong đơn vị và kết nối với các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Điều này đòi hỏi người lãnh đạo cần có kiến thức sâu sắc ở nhiều lĩnh vực để đưa ra các quyết định chính xác. Do đó, để đảm bảo hiệu quả công việc, tham mưu hoạt động với vai trò hỗ trợ tổ chức nhằm tìm ra những quyết định phù hợp, đúng đắn trong công tác quản lý.

Trên thực tế, văn phòng là nơi đầu tiên tiếp nhận các phương án tham mưu từ bộ phận chuyên môn để hệ thống, thực thi chuỗi các hoạt động theo yêu cầu từ cấp trên. Đồng thời, văn phòng cũng là địa điểm tiếp nhận, tổng hợp ý kiến hoặc đề xuất của nhân viên đến lãnh đạo cơ quan.

Các nhà quản lý thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác diễn ra thuận lợi. Để có các đề xuất tham mưu, chức năng của văn phòng là phải tổng hợp nguồn thông tin từ bên trong và bên ngoài tổ chức, sau đó phân tích, quản lý và ứng dụng chúng một cách hợp lý.

• Chức năng của văn phòng là điều hành tổ chức:

Để xây dựng và phát triển doanh nghiệp, văn phòng là nơi lên các kế hoạch công tác và tổ chức thực thi các kế hoạch ấy. Những công việc văn phòng, kế hoạch sẽ được xây dựng theo các mốc thời gian theo tháng, quý hoặc năm.

Bên cạnh đó, đây cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác.

• Chức năng hậu cần, quản trị:

Quá trình vận hành của các tổ chức luôn cần đến các thiết bị, điều kiện về cơ sở vật chất như nhà cửa, điều hòa, máy tính,.. Và một trong những chức năng của văn phòng là cung cấp, bố trí các điều kiện cơ sở vật chất này giúp đảm bảo hiệu quả trong quá trình hoạt động.

Quy mô và đặc điểm của các thiết bị vật chất thường phụ thuộc vào tính chất hoạt động của các cơ quan, tổ chức.. Trên thực tế, các doanh nghiệp sẽ hoạt động với phương châm chi phí thấp nhất và hiệu quả cao nhất khi làm việc tại văn phòng.

Có thể nói, chức năng văn phòng là đầu mối hỗ trợ lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên. Những chức năng này vừa độc lập, vừa có mối quan hệ hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm phát triển doanh nghiệp một cách tốt nhất.  Hi vọng bài viết đã đem đến những thông tin về chức năng của văn phòng hữu ích cho bạn đọc.