Một trong những điều công bằng mà tạo hóa đã ban cho loài người chúng ta chính là thời gian. Mỗi người đều có quỹ thời gian là 24 giờ trong một ngày. Tuy nhiên, trong 24 giờ đó có người làm được rất nhiều điều lớn lao, có người cân bằng giữa cuộc sống và công việc, cũng có người chỉ ngồi đó và nhìn thời gian của mình bị trôi qua một cách thật vô nghĩa. Tại sao lại có sự phân hóa như vậy? Đúng vậy, chính là vì mỗi người đều có cách quản lý thời gian hiệu quả, vậy bạn đã tìm ra được phương pháp quản lý thời gian cho riêng mình chưa? Hãy cùng nhau tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian hay còn được gọi là những cách quản lý thời gian hiệu quả giúp chúng ta có thể tận dụng được tối đa quỹ thời gian của mình trong mỗi ngày.
Một số kỹ năng giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn như:
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng thiết lập mục tiêu
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng kiểm soát áp lực
Đối với những người có được cho mình cách quản lý thời gian hiệu quả, họ cũng sẽ có khả năng chủ động kiểm soát cuộc sống cá nhân của mình. Ngoài ra, ở khía cạnh công việc đây cũng là những người rất được lòng của nhà tuyển dụng, bởi khả năng quản lý thời gian cũng là một trong những yếu tố giúp các nhà tuyển dụng đánh giá các kỹ năng khác nhau việc tổ chức, hoàn thành công việc. Đây chính là những người nhận được rất nhiều kỳ vọng từ cấp trên để có thể đảm bảo được năng suất làm việc và mang lại giá trị tích cực cho công ty.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc.
Tăng năng suất làm việc
Với các bạn có được cho riêng mình cách quản lý thời gian hiệu quả đều nắm cho một một lợi thế chính là có thể làm việc một cách năng suất hơn những người không biết kiểm soát thời gian. Từ lợi thế này, những bạn đó có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến hiệu quả tốt hơn trong công việc rất nhiều.
Nhanh chóng đạt được mục tiêu
Một ưu điểm tiếp theo của những người có kỹ năng quản lý thời gian chính là cho phép họ có thể đạt được những thành công rất lớn trong sự nghiệp của mình – hơn thế nữa đây là họ có thể đạt được nó một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Đây là một trong những yếu tố để những người này có thể đưa ra được các quyết định hiệu quả hơn, có khả năng phân biệt và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong quá trình làm việc của mình.
Dễ dàng quản lý công việc đội nhóm
Khi làm việc chung với nhóm nhiều người, tính chất của công việc sẽ bắt đầu trở nên càng phức tạp hơn và rất khó để có thể kiểm soát tốt thậm chí điều này còn khó khăn hơn rất nhiều nếu bạn làm quản lý của nhóm đó.
Đây chính là lúc để kỹ năng quản lý thời gian của bạn có cơ hội để phát huy hết tiềm lực của mình. Nếu có được cho mình cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp được ổn thỏa các công việc. Từ đó bạn sẽ nhanh chóng nhận được lòng tin từ mọi người cũng như việc bạn có thể trở thành một người leader giỏi, giúp cả team nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình.
Giảm stress
Không biết bạn đã gặp phải những tình huống bận rộn đến mức không còn thời gian cho sở thích cá nhân hay cho gia đình của mình hay chưa? Bạn bắt đầu quay cuồng với guồng công việc của mình, bạn không còn những khoảng thời gian chăm sóc cho các mối quan hệ xung quanh, không còn thời gian để trải nghiệm những sở thích cá nhân của mình. Dần dần những điều này khiến bạn trở nên căng thẳng và kiệt sức.
Một trong những lý do khiến bạn rơi vào tình huống này chính là vì bạn chưa tìm được cho mình cách quản lý thời gian hiệu quả. Nếu biết sắp xếp các công việc một cách hợp lý, bạn sẽ bắt đầu có thể cân bằng được công việc và thời gian cá nhân cho mình. Từ đó, những stress trong đầu của bạn sẽ dần tan biến đi và hiệu suất công việc của bạn cũng có thể tăng lên.
Tạo thêm cơ hội trong cuộc sống
Một trong những lợi ích cuối cùng của việc quản lý tốt được thời gian mà mình sẽ kể đến trong bài viết này chính là nó giúp bạn có thêm nhiều cơ hội trong cuộc sống của mình. Nếu không tận dụng được thời gian của mình, hiệu quả công việc của bạn sẽ giảm xuống dẫn đến việc các cơ hội đến với bạn sẽ lần lượt trôi qua.
Vì vậy, hãy học cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ biết cách tận dụng nhiều cơ hội có có thể thuận lợi hơn trên con đường thăng tiến trong suốt sự nghiệp của mình.
>> Xem thêm: 7 bí quyết làm việc hiệu quả mà bất kỳ ai cũng cần biết
4 cách quản lý thời gian hiệu quả
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
Một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả mà mình sẽ giới thiệu cho bạn trong bài viết này chính là sử dụng ma trận Eisenhower. Theo ma trận này, một khung quản lý thời gian được thành lập dựa trên mức độ ưu tiên của các công việc. Sẽ có 2 tiêu chí để sắp xếp thứ tự công việc đó là: Mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng.
- Đối với các công việc quan trọng: Đây là những công việc chủ yếu hướng đến cá nhân của các bạn như sứ mệnh, mục tiêu hay các giá trị lâu dài. Các công việc này có thể sẽ không tạo ra kết quả tức thì, tuy nhiên khi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, bạn cảm thấy bình tĩnh, logics, dễ tiếp thu những ý tưởng mới và có tư duy nhạy bén hơn.
- Đối với các công việc khẩn cấp: Đây chính là những công việc đòi hỏi tính thời gian rất cao. Các bạn cần phải chú ý ngay lập tức, thông thường các công việc này sẽ liên quan đến tập thể nhiều hơn là cá nhân. Bạn bắt buộc phải giải quyết chúng nếu không muốn ảnh hưởng đến tập thể của mình.
Dựa vào tính chất của các công việc được nêu ra ở trên, công việc sẽ được phân chia thành 4 loại:
- Khẩn cấp và quan trọng (Cần làm ngay lập tức)
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Cần lên kế hoạch thật kỹ lưỡng và thực hiện sau)
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Nên bàn giao cho người khác nếu có thể)
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (Đây là các nhiệm vụ được loại bỏ)
Nếu áp dụng được các phân loại trên vào việc quản lý thời gian của mình, bạn sẽ có nhiều cơ hội để tập trung vào các công việc quan trọng nhiều hơn, qua đó có thể tăng được hiệu suất cho công việc của mình và loại bỏ đi những công việc gây lãng phí thời gian.
Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20)
Đây là một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả được phát triển bởi nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto dành cho mục đích quản trị năng suất.
Nguyên tắc 80/20 khá đơn giản để hiểu, cụ thể theo nhà kinh tế học này cho biết: Cứ khoảng 80% kết quả thường là do 20% nguyên nhân gây ra.
Vì vậy, để có thể mang lại 80% kết quả công việc tốt, chúng ta nên học cách áp dụng kỹ năng quản lý thời gian và tập trung vào 20% cố gắng.
Hiểu đơn giản hơn, bạn cần phải chọn cho mình 2 công việc quan trọng nhất và có mức ảnh hưởng đến 8 mục còn lại, và thay vì trì hoãn nó hay tập trung làm các công việc không mang lại nhiều kết quả.
Đây cũng là một trong những công thức nổi tiếng mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc: chia tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được.
Phương pháp 4D: Do – Delete – Delegate – Defer
Khá giống với cách quản lý thời gian hiệu quả bằng ma trận Eisenhower, phương pháp 4D với một tên gọi khác là 4 điểm D của năng suất là một trong những phương pháp quản lý thời gian đơn giản và khá phổ biến để bạn có thể xác định được tầm quan trọng và mức thời gian cần bỏ ra để quan thành một công việc cụ thể.
Đây là phương pháp giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng là “làm ngay” (DO), hoặc ủy quyền cho một người khác (Delegate). Đối với các công việc chưa được đánh giá là quá quan trọng, bạn có thể lựa chọn trì hoãn (Defer) hoặc thậm chí bạn có thể xóa bỏ nó (Delete) khỏi danh sách các việc cần phải làm trong ngày để có thể tiết kiệm tối đa quỹ thời gian cho mình.
Thuyết “hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory)
Một trong những phương pháp cuối cùng được giới thiệu trong bài viết này chính là lý thuyết “Hũ dưa muối” hay còn gọi là “Pickle Jar Theory”. Đây là một trong những phương pháp quản lý thời gian được đánh giá là khá đơn giản nhưng lại cực kỳ hiệu quả.
Dựa theo ý tưởng từ hũ dưa muối, đây được xem như là một ngày làm việc của bạn. Trong hũ dưa muối này sẽ có một số các vật thể đại diện để lấp đầy nó như hạt cát, viên sỏi, hòn đá và nước để lấp đầy hũ dưa. Bạn sẽ cần phải bỏ chúng theo thứ tự hợp lý để có thể thiết lập được thứ tự ưu tiên cho các công việc và lên được kế hoạch cho quỹ thời gian của mình. Thứ tự để sắp các vật thể vào hũ lần lượng là:
- Hòn đá: Các công việc quan trọng nhất trong ngày (Cần làm đầu tiên)
- Viên sỏi: Các công việc kém quan trọng hơn
- Hạt cát: Những việc nhỏ, linh tinh
- Nước: Đây là khoảng thời gian bạn dành cho đời sống riêng tư – gia đình và bạn bè của mình.
Lý thuyết “hũ dưa muối” là một cách quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn có thể xác định được các công việc quan trọng và không quan trọng của mình. Sau khi đã phân loại được thứ tự ưu tiên của các công việc, bạn hãy bắt đầu lên thời gian biểu và tổ chức chúng một cách phù hợp với nhu cầu cũng như là mục tiêu của bản thân. Đây là chìa khóa để bạn có thể quản lý tốt thời gian của mình.
Kết luận
Sau một ngày bận rộn, bạn nên nhìn lại bản thân của mình và tổng kết được các công việc đã và chưa làm được trong 24h qua. Hi vọng thông qua các phương pháp ở trên, bạn sẽ có một cách quản lý thời gian hiệu quả hơn cho bản thân của mình. Còn bạn thì sao? Bạn thường quản lý thời gian của mình bằng cách nào? Hãy chia sẻ cho chúng mình ở phần bình luận bên dưới nhé!
Những thói quen để thành công trong công việc