Quản trị văn phòng là gì? 5 phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả

Khi thành lập một doanh nghiệp, quản trị văn phòng là yếu tố không thể thiếu giúp vận hành doanh nghiệp một các hiệu quả. Để gia tăng tính hiệu quả cho các chủ doanh nghiệp, thay vì việc quản lý truyền thông xảy ra nhiều sai sót, các phần mềm quản lý văn phòng ra đời và đem lại hiệu quả tối ưu. Hãy cùng nhau tìm hiểu quản trị văn phòng là gì? Những phần mềm quản trị văn phòng được sử dụng rộng rãi hiện nay.

1. Quản trị văn phòng là gì?

Lý giải định nghĩa quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên môn như sau: Là một tập hợp các hoạt động hàng ngày có liên quan đến kế hoạch tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự, phân phối vật lý và hậu cần trong một tổ chức nhất định nào đó.

Trong cuộc sống, quản trị văn phòng được hiểu đơn giản là các công việc liên quan đến việc thiết kế, triển khai, đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng thuộc tổ chức, doanh nghiệp luôn đạt hiệu quả và năng suất tốt nhất.

2. Phần mềm quản lý văn phòng là gì?

Phần mềm quản lý văn phòng là ứng dụng công nghệ thông tin mang lại hiệu quả thiết thực với khả năng hệ thống, lưu trữ thông tin hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp quản lý công việc từ xa dễ dàng.

Phần mềm quản lý văn phòng là xu hướng của thời đại số

Phần mềm quản lý văn phòng được sử dụng phổ biến trong khoảng 5 năm trở lại đây như một sự thích ứng cần thiết của thời đại internet đang thịnh hành. Bên cạnh những công văn được số hóa từ email, đa số các văn phòng truyền thống đều đang có bộ máy làm việc cồng kềnh.

Khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng, cơ quan, doanh nghiệp không chỉ “dọn dẹp” được những giấy tờ, hồ sơ bản cứng, giảm bớt chi phí mua sắm văn phòng phẩm. Chỉ tính riêng việc dùng email thay thư mời chuyển phát nhanh, mỗi tháng một tình cũng có thể tiết kiệm từ vài chục cho tới cả trăm triệu đồng.

>> Khám phá ngay: 7 Kỹ năng vàng cần có để thành công trong mọi lĩnh vực

3. Ưu điểm của phần mềm quản lý văn phòng đối với doanh nghiệp

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Chuyển đổi từ văn phòng giấy tờ sang sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho việc: Tạo lập, vận chuyển, lưu trữ và xử lý văn bản. Cơ sở dữ liệu được lưu tập trung nên tiết kiệm thời gian di chuyển, không mất nhiều công sức để tìm kiếm và tra cứu, theo dõi hồ sơ. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được chi phí mua văn phòng phẩm, chi phí in ấn văn bản, tài liệu như đổ mực, mua giấy in, mua và bảo trì máy móc,… Chi phí thuê nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ văn thư cũng sẽ được tiết kiệm đáng kể nhờ có sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm.

Nâng cao hiệu suất công việc

Khác với các phương thức làm việc truyền thống, quản lý văn bản qua phần mềm giúp nhân viên phân bổ hợp lý công việc. Toàn bộ các nghiệp vụ bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản, văn bản nội bộ,… đều được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống.

Người dùng dễ dàng tìm kiếm được các thông tin cần thiết và xử lý các dữ liệu về văn bản trên phần mềm, qua đó tiết kiệm được thời gian xử lý công việc, tập trung cho các đầu việc khác quan trọng hơn nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Mặt khác, với phần mềm quản lý văn bản, cả bộ phận lãnh đạo và nhân viên có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, không phụ thuộc vào thời gian hoặc địa điểm cố định. Vì vậy, đây là công cụ nâng cao năng suất làm việc rất hiệu quả.

Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng

Các hệ thống phần mềm quản lý văn bản thường được tích hợp nhiều tính năng ưu việt để hỗ trợ tối đa cho công việc của doanh nghiệp:

• Chức năng trao đổi thông tin: Người dùng có thể trao đổi thông tin nhanh chóng qua hệ thống phần mềm bằng cách thảo luật, gửi tin nhắn, thông báo.
• Lên lịch làm việc: Người dùng dễ dàng quản lý lịch cá nhân để sắp xếp công việc khoa học.
• Chức năng thống kê, báo cáo: Tổng hợp và đánh giá tình hình thực hiện công việc để có phương hướng xây dựng kế hoạch mới.

Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật

Một bất cập lớn của văn phòng truyền thống là lưu trữ văn bản, hồ sơ và tài liệu thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro về mất tài liệu, cháy, hỏng, thất lạc. Phần mềm quản lý văn bản đã khắc phục tối đa các vấn đề này.

Tất cả giấy tờ, văn bản, hồ sơ,… của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ an toàn, tối đa bảo mật trên một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất. Chỉ những người dùng có tài khoản và được phân quyền mới được truy cập, sử dụng và quản lý văn bản. Điều này giảm thiểu tối đa các rủi ro về rò rỉ hoặc mất dữ liệu, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

4. Các phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả hiện nay

4.1. Phần mềm quản lý không gian Smartos

Việc lựa chọn từ bỏ thói quen làm việc cũ để thay bằng những công nghệ mới là điều không hề dễ dàng trong việc quản trị văn phòng. Tuy nhiên Smartos sẽ giúp xóa bỏ hoàn toàn những rào cản đó. Giao diện thông minh và thân thiện với người dùng của Smartos sẽ giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.

Với Smartos, việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Tất cả số liệu, giấy liên quan tới khách hàng, thu chi hay tài nguyên đều sẽ được số hóa và dễ dàng sử dụng. Từ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt toàn bộ tình hình kinh doanh chỉ với một màn hình dashboard, tối ưu quy trình vận hành và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

4.2. Phần mềm quản lý tòa nhà chung cư Landber Building

Xem thêm: Quản lý nhà trọ, chung cư miễn phí bằng file Excel? Nên hay Không?

Landber Building đóng vai trò như một trợ lý tuyệt vời trong công cuộc quản lý của bạn. Công cụ giúp bạn gia tăng mối quan hệ giữa chủ nhà và ban quản lý tòa nhà.

Phần mềm hỗ trợ các chức năng như quản lý cư dân, kiểm kê chi phí dịch vụ, thông báo, nhắc nhở, quản lý vận hành kỹ thuật, dịch vụ của tòa nhà….Giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc quản lý.

Phần mềm có thể thay thế tốt cho các phương pháp truyền thống.

4.3. Phần mềm quản lý tòa nhà miễn phí NOZZA

NOZZA là phần mềm trực tuyến phù hợp để quản lý nhiều loại hình không gian khác nhau như: chung cư, nhà trọ, tòa nhà chung cư, văn phòng cho thuê, mặt bằng…

NOZZA mang đến một giao diện trực quan với đầy đủ các dạng báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ. Qua đó, nhà quản trị dễ dàng theo dõi báo cáo, không gian cho thuê, tình hình doanh thu, tài chính công nợ…

4.4. Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control

Cung cấp những chức năng đa dạng, ưu việt, Landsoft Control mang đến giải pháp quản lý hiệu quả từ việc mua căn hộ, thuê căn hộ, thông tin khách hàng, chi phí dịch vụ bảo trì, quản lý tài sản đến mua sắm thiết bị…Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ quản lý giờ làm việc, nhắc nhở bảo trì, sửa chữa, vệ sinh, quản lý hoạt động của thang máy, bãi đậu xe, lưu trữ hợp đồng…

4.5. Phần mềm quản lý tòa nhà BEE BMS

Với nhiều tính năng và tiện ích đa dạng, BEE đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý kinh doanh không gian, cho thuê căn hộ, thông tin khách hàng, chi phí bảo trì, quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị.

Ngoài ra cũng như Landsoft Control, phần mềm của hỗ trợ quản lý các hoạt động bảo trì, sửa chữa, vệ sinh, thang máy, bãi đậu xe, hợp đồng.

Hi vọng với những chia sẻ trên đã giúp các bạn đã hiểu hơn về quản trị văn phòng và xu hướng quản trị văn phòng mới hiện nay – quản trị văn phòng bằng phần mềm. Mong rằng các bạn sẽ lựa chọn được phương pháp quản trị văn phòng hiệu quả cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Phần mềm CRM – Giải pháp thông minh cho không gian làm việc chung

>> Xem thêm: Làm trái ngành. Được gì? Mất gì